KEGAGALAN PENGEMBANGAN ATAU PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU ORGANISASI : ROSEMARY CAFASARO

Menurut O’Brien (2005), sistem merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Jadi, Sistem Informasi adalah sistem yang menerima data sebagai inputnya yang kemudian diproses dan menghasilkan informasi sebagai outputnya. Dengan kata lain sistem informasi adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.

Berbagai perusahaan kini memerlukan sistem informasi. Dengan pengelolaan sistem informasi yang tepat, tentunya perusahaan akan berkembang. Namun pada kenyataannya, meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan sistem informasi  pada suatu perusahaan seringkali tidak berhasil karena sistem informasi yang diterapkan ternyata tidak membawa perubahan yang berarti pada kegiatan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.

Penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (1999) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu  berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan yang telah mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Keberhasilan ataupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan ternyata tidak hanya tergantung kepada baik tidaknya suatu sistem informasi yang diterapkan atau kecanggihan teknologi pendukung yang digunakan. Dalam paper ini akan dibahas lebih mendalam mengenai faktor-faktor penentu kegagalan penerapan sistem informasi disuatu perusahaan.

Faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan banyak organisasi dalam membangun sistem informasi adalah : (1) Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar; (2) Kurangnya perencanaan yang memadai; (3) Kurang personil yang handal; (4)Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat [1].

Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah kurangnya perencanaan, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Pengalihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru [2].

Dari pemaparan diatas diketahui bahwa penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaiangan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara tepat guna sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Akan tetapi dalam kenyataannya sistem informasi masih menemui beberapa kegagalan dalam penerapannya. Oleh karena itu, menurut saya faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi antara lain :

a) Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.

Pihak eksekutif perusahaan yang menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau tidak mereka mengerti sama sekali, menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI yang besar dalam suatu perusahaan. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan dan akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan yang belum dapat mengoptimalkan funngsi dan petensi dari SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja. Transfer informasi dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi bertujuan untuk kemajuan perusahaan.

Kurangnya komitmen dari pihak eksekutif puncak untuk lebih terlibat dan menunjang lancarnya implementasi sistem informasi dalam perusahaannya serta prosedur yang jelas dalam penerapan sistem informasi, akan menyebabkan  penerapan sistem informasi menjadi sia-sia.

b) Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Mengenai Tahapan dan Arahan Yang Harus Dilakukan.

Dalam hal ini penerapkan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan. Karyawan akan kehilangan tanggung jawab dalam penerapan SI yang bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan dalam jangka panjang. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan SI dalam perusahaan dan prosedur yang jelas tentang penerapan sistem berdasarkan sumberdaya yang dimiliki perusahaan  dapat meningkatkan kompetitif perusahaan dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.

c) Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada, tentu akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya yang masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu. Penyerahan pengerjaan sistem informasi kepada orang-orang TI yang tidak mengerti dan ahli terhadap fungsi bisnis yang dijalankan perusahaan, akibatnya akan muncul permasalahan ketika implementasi sistem telah berjalan.

Sistem yang ada tidak sesuai dengan yang diinginkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, bahkan mungkin tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang dijalankan perusahaan dapat menjadi pemicu kegagalan penerapan SI. Minimnya peran pengguna dalam dalam perencanaan sistem informasi akan berakibat pada terhambatnya proses identifikasi input data yang diperlukan sehingga ini berakibat pada tidak cocoknya setting software yang akan digunakan. Bahkan bisa menyebabkan kesalahan dalam pemilihan software sehingga tidak kompatibel dengan kebutuhan sebenarnya. Untuk menghindari kegagalan dalam investasi SI perusahaan dapat melakukan investasi untuk SDM nya dengan cara melakukan pelatihan tertentu agar mereka dapat mengelola TI yang akan mereka terapkan.

d) Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.  Dengan tidak jelasnya strategi dan tujuan penerapan sistem informasi, perusahaan tidak akan dapat menentukan tool apa yang mesti mereka gunakan untuk mengukur tingkat pengembalian dari investasi (return on investment) yang sudah dan akan dijalankan.

e) Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan saat berinvestasi menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Kondisi ini tidak disadari perusahaan bahwa pihak manajemen harus dapat mengidentifikasi bagian mana dari perusahaan yang butuh penguatan oleh TI sehingga kemudian saat akan mengimplementasikannya sudah dapat diketahui sistem bagaimana yang dibutuhkan oleh perusahaan. Permasalahan yang muncul adalah ketika perusahaan membeli peralatan TI melebihi kebutuhan bisnis sehingga dana yang tidak seharusnya keluar malah terbuang sia-sia. Perusahaan dapat mengalami kerugian  karena tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan (Pambudi, 2003).

KOMENTAR BLOG

http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kesuksesan-dan-kegagalan-implementasi-sistem-informasi-manajemen/

Terima kasih atas informasi yang telah anda berikan mengenai kegagalan penerapan SIM di suatu organisasi.  Saran saya pada bagian penjelasan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalan SI dalam organisasi, ditambahkan faktor mengenai inkompetensi teknologi yang merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro. Terima kasih.

http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada perusahaan/

Terima kasih atas informasi yang telah anda berikan mengenai kegagalan penerapan SIM di suatu organisasi. Saran saya pada bagian penjelasan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalan SI dalam organisasi, dijelaskan lebih rinci mengenai kegagalan penerapan SI menurut pendapat Rosemary Cafasaro, antara lain : kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. Terima kasih.


[1] Sistem informasi manajemen pada perusahaan. http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/. [20 Desember 2010]

[2] Kesuksesan dan kegagalan impementasi sistem informasi. http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kesuksesan-dan-kegagalan-implementasi-sistem-informasi-manajemen/. [20 Desember 2010]