FENOMENA PENGALIHAN SUATU SISTEM LAMA KE SISTEM BARU DAN BERBAGAI CARA DALAM PENGKONVERSIAN SISTEM

December 23rd, 2010

Pengaruh Teknologi Informasi dalam setiap perkembangan kegiatan suatu organisasi menyebabkan organisasi tersebut makin banyak mempraktekkan cara-cara baru dalam mengelola usaha/bisnisnya yang sangat dipengaruhi oleh sistem informasi. Tetapi kadang kala terjadi kesalahan besar yang dapat berakibat fatal pada suatu organisasi pada daat pengalihan sistem informasi organisasi tersebut dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Fenomena penyebab kegagalan ini dapat berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya dari organisani/perusahaan tersebut, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem baru tersebut, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut.

Management

Management adalah salah satu penyebab dari kesalahan peralihan sistem lama ke sistem baru, hal tersebut dapat terjadi karena beberapa faktor, antara lain

  • Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat, Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan.
  • Ketidakinginan manajemen dalam “merubah paradigma” berpikir maupun bekerja lebih senang kondisi status quo sehingga berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai
  • Ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan cara atau pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif,
  • Pendefinisian kebutuhan yang kabur, sehingga ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas yang tentu saja mempertinggi resiko kegagalan dalam implementasinya.
  • Sosialisasi mengenai sistem baru yang buruk kepada segenap karyawan perusahaan sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung.

Vendors

Pihak berikutnya yang dapat menyebabkan terjadinya kegagalan peralihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah pihak ketiga atau vendors. Faktor faktor kegagalan yang disebapkan oleh vendors adalah sebagai berikut :

  • Kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis.
  • Tidak mampu memberikan pemahaman dan penjelasan yang baik dan benar mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandangnya.
  • Pemilihan aplikasi yang keliru, atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
  • Salah dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait.
  • Tidak memberikan pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap stakeholder sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Users

Pihak terakhir yang memiliki andil besar dalam dalam penyebab kegagalan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah users atau pihak yang menggunakan sistem tersebut. Faktor-faktor yang dapat ditimbulkan oleh user adalah :

  • Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
  • Kurangnya porsi pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.
  • Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang [1].

Ada tiga kata kunci yang harus selalu dimiliki oleh segenap pimpinan puncak dan manajemen ketika mereka melaksanakan pengalihan sistem informasi, dikenal dengan 3 C, yaitu;

(1) Commitment dari seluruh jajaran manajemen dan karyawan,

(2) Communication yang selalu berlangsung terus-menerus agar tidak terjadi kesalahpahaman, dan

(3) Consistency yang tinggi dalam usaha untuk menerapkan sistem baru di tubuh perusahaan/organisasi.

Pada dasarnya, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru sangat dipengaruhi oleh beberapa aspek, antara lain:

– Aspek Data. Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

– Aspek Aplikasi. Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

– Aspek Teknologi. Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

– Aspek Manusia. Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

– Aspek Kebijakan. Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

Untuk memperkecil resiko yang ada, maka perlu kiranya diperhatikan berbagai cara dalam mengkonversi sistem dan langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum pengalihan sistem informasi. Menurut O’Brien (2005) operasi awal dari sistem bisnis yang baru dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi dari penggunaan sistem yang ada saat ini (sistem lama) ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut : Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user., User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik, Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens reengineering process; agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan. Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan[2].

Medote konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dlam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi paralel, konversi bertahap (phased), konversi percontohan (pilot), dan konversi langsung.

Konversi secara paralel, dapat dilakukan dengan kajian (assessment) terhadap arsitektur, struktur, dan sistem basis data (database) yang dimiliki saat ini. Proses kajian akan sangat terbantu jika perusahaan yang bersangkutan memiliki dokumen yang lengkap mengenai seluk beluk data terkait. Inti dari kajian ini adalah untuk mengetahui gambaran secara detail mengenai tingkat integritas data, agar ketika pengalihan dilakukan, data yang dipindahkan adalah utuh dan menyeluruh. Phase selanjutnya setelah serangkaian proses kajian tersebut dilakukan, tim yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan proses pengalihan harus mempersiapkan perencanaan yang matang dan menyusun strategi aktivitas tersebut. Mengingat bahwa proses dan mekanisme pengalihan data membutuhkan teknik, metodologi, dan keahlian khusus, maka disarankan bagi perusahaan untuk melibatkan pihak ketiga dalam hal ini konsultan atau vendor teknologi informasi yang memiliki pengalaman dan knowledge base terkait dengan kebutuhan ini.

Konversi percontohan, dapat dilakukan dengan cara mencari tahu bagaimana perusahaan-perusahaan lain secara sukses melakukan proses pengalihan dengan kondisi yang kurang lebih sama dengan perusahaan terkait. Demikian pula dengan kegagalan dalam melakukan aktivitas yang sama agar pengalaman buruk tersebut tidak berulang. Cara paling mudah adalah melakukan “kunjungan belajar” atau “studi banding” secara formal maupun informal ke perusahaan-perusahaan tersebut. Selain ini dalam konversi percontohan diperlukan pembelajaran mengenai arsitektur, struktur, dan sistem basis data dari sistem baru yang akan dituju dalam proses pengalihan. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mempelajarinya, seperti melalui: buku-buku referensi, pengalaman orang lain, reference/technical manual, jurnal/artikel, dan lain sebagainya.

Konversi secara bertahap (phase), dapat dilakukan dengan asumsi metodologi yang ada telah teruji dan dimiliki oleh pihak ketiga tersebut, maka perusahaan (dalam hal ini tim pengalihan data) bersama-sama dengan konsultannya secara langkah demi langkah, fase demi fase, menjalankan metodologi tersebut demi suksesnya proses pengalihan yang dijalankan. Konversi bertahap memungkinkan proses implementasi secara bertahap di organisasi/ perusahaan, dapat berupa hanya bagian-bagian dari aplikasi yang baru atau hanya beberapa departemen, kantor cabang, atau lokasi pabrik yang dikonversi terlebih dahulu,  kemudian disusul aplikasi yang lain.

Konversi Langsung, dapat dilakukan dengan membandingkan kedua platform tersebut secara sungguh-sungguh (sistem lama dengan sistem baru) dan lakukan proses kajian resiko (risk assessment). Jika konsep atau sistem arsitektur data yang lama kurang lebih sama dengan yang baru, maka nampaknya proses pengalihan tidak terlampau sulit untuk dilakukan dengan kata lain berisiko rendah. Namun, jika sistem arsitektur data yang lama sangat berbeda dengan yang baru, maka tingkat kompleksitas proses pengalihan menjadi tinggi yang berarti pula akan mempertinggi resiko yang ada. Pendekatan konversi langsung biasanya hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem yang sederhana.

Dalam era globalisasi ini, setiap perusahaan/organisasi modern berusaha untuk selalu memperbaiki kinerja proses bisnisnya (business process) agar dari hari ke hari semakin bertambah baik, cepat, dan murah. Karena dalam proses bisnis turut mengalir pula data dan/atau informasi sebagai salah satu sumber daya produksi yang penting, maka kerap kali perubahan tersebut membutuhkan data dan/atau informasi baru yang belum pernah di capture pada rangkaian proses bisnis yang lama. Pada kerangka inilah maka terjadinya konsekuensi terhadap pembaharuan data akibat dari pembaharuan sebuah proses bisnis. Terkait dengan proses pengalihan, ada baiknya fenomena ini dipahami oleh perusahaan agar dapat diantisipasi keberadaannya pada sistem yang baru. Untuk menghindari kesalahan yang terjadi dalam konversi sistem di suatu organisasi, maka perlu dilakukan beberapa cara berikut ini:

  1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi-implementasi yang belum optimal
  2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan.
  3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya sistem baru ini diterapkan di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap pengimplementasian sistem baru ini di perusahaan.
  4. Perusahaan harus memberikan perhatian yang sama terhadapa bagian pengolahan informasi, sehingga jenjang karir pada bagian ini jelas dengan demikian merangsang karyawan untuk ingin ditempatkan pada bidang tersebut.
  5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama.

KOMENTAR BLOG

http://epiratri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/fenomena-kesalahan-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-saat-melakukan-pengalihankonversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-baru/

Terima kasih atas informasinya. Akan tetapi seharusnya anda menjelaskan dahulu bagaimana cara mengkonversi proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru yang dilakukan secara bertahap, kemudian  cara  baru dan baik yang harus dilakukan oleh perusahaan agar kesalahan  tidak terjadi lagi.

http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/

Terima kasih atas informasi yang telah diberikan. Pada tulisan ini terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file. Akan lebih baik lagi, apabila dua metode itu disertakan kasus nyata pada perusahaan. Terima kasih.


[1] http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/ [20 Desember 2010]

[2] http://epiratri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/fenomena-kesalahan-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-saat-melakukan-pengalihankonversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-baru/[20 Desember 2010]

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN DARI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DIBANDINGKAN INSOURCING

December 23rd, 2010

Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini[1].

Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk menyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahaan, kemampuan sumberdaya manusia perusahan, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan operasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak insourcing, outsourcing dan cosourcing.

Dalam dunia bisnis, salah satu cara untuk meningkatkan kinerja usaha dengan biaya relatif rendah dan tanpa menerima resiko yang tinggi adalah dengan melakukan outsourcing. Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar[2].

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Outsourcing dalam dunia TI saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen sebagai suatu cara untuk meminimalisir biaya. Dengan outsourcing maka tujuan bisnis perusahaan bisa tercapai dengan cepat karena operasional di dalam perusahaan tersebut memang dikerjakan oleh pihak-pihak yang berkompeten di bidangnya. Alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah:

1. Meningkatkan fokus bisnis perusahaan

Dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak ketiga. Pekerjaan sehari-hari yang kecil-kecil seringkali menghabiskan tenaga dan waktu para manajer tengah yang sering kali bersifat counter production terhadap pencapaian tujuan utama perusahaan. Dengan mengontrakkan non core business, para manajer perusahaan dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bisnis utama atau core business-nya sehingga dapat menghasilakan keunggukan komparatif yang lebih besar dan mempercepat pengembangan perusahaan serta lebih menjamin keberhasilan.

2. Membagi risiko operasional

Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Semua bentuk investasi menanggung resiko tertentu. Apabila semua investasi dilakukan sendiri maka seluruh resiko juga ditanggung sendiri. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga maka resiko akan ditanggung bersama pula.

Dengan demikian, outsourcing memungkinkan suatu pembagian resiko, yang akan memperingan dan memperkecil resiko perusahaan. Resiko tidak hanya menyangkut keuangan tetapi juga kekakuan operasi. Dengan pembagian resiko, perusahaan akan lebih dapat bergerak secara fleksibel, dapat cepat berubah bila diperlukan. Pasar, kompetisi, peraturan pemerintah, keadaan keuangan, dan teknologi sering berubah. Ini menuntut suatu fleksibilitas tertentu dari perusahaan untuk menyesuaikan.

3. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya.

Setiap perusahaan mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya. Tantangan yang terus menerus yang harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki sacara terbatas tersebut untuk bidang-bidang kegiatan utama. Sumber daya perusahaan termasuk permodalan, sumber daya manusia, dan fasilitas. Dalam hal sumber daya manusia, tenaga mereka yang selama ini difokuskan untuk menangani hal-hal intern yang rutin dan kecil-kecil, dapat dialihkan untuk menangani hal-hal ekstern, misalnya memfokuskan diri pada kebutuhan konsumen.

4. Mengurangi dan mengendalikan biaya

Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal, misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale). Pengurangan ini tidak mungkin dapat diperoleh apabila aktivitas yang bersangkutan dilakukan sendiri karena tidak mempunyai kemudahan seperti yang dimiliki oleh mitra outsource. Apabila perusahaan mencoba untuk mendapatkan keuntungan dan kemudahan tersebut, mungkin diperlukan investasi tertentu, R&D tertentu, retraining dan mengembangkan economics of scale yang mungkin tidak dapat dilakukan atau biayanya justru lebih besar lagi.

5. Meningkatkan tersedianya dana kapital

Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kagiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi. Dengan demikian, dana kapital dapat digunakan pada aktivitas yang lebih bersifat umum. Dalam banyak hal, dana kapital sering kali mahal, terbatas, dan diperebutkan antar perusahaan atau pun antar aktivitas. Oleh karena itu, menjadi tugas pimpinan perusahaan untuk memanfaatkan sebaik-baiknya. Kebutuhan-kebutuhan seperti alat-alat transpor, alat-alat komputer dan gedung perkantoran, sering kali lebih baik dan lebih murah kalau disewa dan tidak dibeli, serta dilakukan invstasi sendiri.

6. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri

Perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai

7. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola

Outsourcing dapat juga digunakan utnuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan. Fungsi yang sulit dikelola dan dikendalikan ini, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus denga cara-cara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengontrakkan seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga yang berbentuk swasta, yang tidak terikat pada birokrasi tertentu.

8. Kontrol yang lebih baik

Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih baik mengontrol operasional perusahaannya. Hasilnya akan membuat bisnis perusahaan menjadi berjalan lancar, efektif dan efisien.

v   Keuntungan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing, yaitu:

a)    Perusahaan bisa fokus pada kompetensi inti dan nilai strategisnya. Penerapannya dalam perusahaan adalah dengan adanya outsourcer maka sumberdaya yang dimiliki perusahaan akan lebih difokuskan dalam pengembangan dan bertahan dalam kompetisi di lingkungan bisnisnya, dan perusahaan tidak perlu memikirkan masalah yang timbul diluar core competency bisnisnya. Selain itu perusahaan juga tidak perlu repot dalam mengupgrade sistemnya.

b)   Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju.  Hal ini disebabkan karena outsourcer di bidang TI akan lebih memiliki pengetahuan dan pengalaman mengenai TI dibandingkan melakukan penerapan dan pengembangan teknologi informasi secara insourcing.

c)    Menghemat biaya dan waktu pengembangan. Dengan melakukan outsourcing akan lebih efisien dibandingkan jika suatu perusahaan memaksakan SDM yang ada dalam melaksanakan investasi pengembangan sistem informasinya.

d)   Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar .

v   Kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing, yaitu:

a)    Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing dan hal ini akan merugikan perusahaan dibandingkan jika melakukan insourcing atau pengembangan sistem informasi dilakukan oleh pihak perusahaan. Oleh karena itu kontrak juga harus menjelaskan tentang batasan-batasan kerahasiaan informasi yang perusahaan berikan kepada outsourcer.

b)   Ketika ditengah jalan ternyata outsourcer tidak dapat melanjutkan proyek tersebut, hal ini selain akan menghabiskan waktu dan uang bagi perusahaan, akan memberikan dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan aktifitas bisnis perusahaan.

c)    Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya, karena mereka juga harus memikirkan klien lain.

d)   Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan, jika menyerahkan sepenuhnya kepada outsourcer tanpa ada kontrol atau peran serta pihak internal perusahaan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi di perusahaannya.

e)    Besar kemungkinan terjadi ketidakpuasan pada pihak klien (perusahaan) mengenai sistem informasi yang telah dikembangkan oleh outsourcer disaat terjadi diskomunikasi, dimana outsourcer tidak dapat menerjemahkan bahasa bisnis tentang apa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut, sementara kliennya sebagai orang bisnis tidak bisa memahami kompleksitas TI.

Karena dalam pengembangan sistem informasi bukanlah hal yang mudah dan murah sehingga perlu dilakukan outsourcing dengan outsorcer yang tepat. Dalam melakukan outsourcing perlu untuk membuat daftar prioritas yang disesuaikan dengan strategi perusahaan dalam berinvestasi TI. Menurut Alisyahbana (2003) bahwa faktor pemilihan konsultan atau outsourcer yaitu memilih outsourcer yang memiliki kemampuan dalam memahami bisnis dari kliennya, memiliki pengalaman dan kompetensi SDM, memiliki alat analisis manfaat biaya (business case) yang jelas, menyediakan service level agreement yang menjamin layanan prima dan reputasi komitmen jangka panjang.

KOMENTAR BLOG

http://popy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/outsourcing-sebagai-salah-satu-strategi-perusahaan/

Terima kasih atas informasinya. Saya sangat setuju dengan alasan anda mengapa perusahaan memilih outsourcing. Saran saya, perlu penambahan pemaparan mengenai alasan perusahaan melakukan outsourcing, yaitu tentang memanfaatkan kemampuan kelas dunia. Terima kasih.

http://www.elevenone.co.cc/?p=105&cpage=1#comment-14

Terima kasih atas informasinya, saudara telah memaparkan outsourcing dengan jelas. Saya ingin mendapat penjelasan lebih mendalam mengenai hal-hal atau startegi yang harus perusahaan jaga dari pihak yang menjalankan outsourcing.


[1] http://popy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/outsourcing-sebagai-salah-satu-strategi-perusahaan/[20 Desember 2010]

[2] http://www.elevenone.co.cc/?p=105&cpage=1#comment-13[20 Desember 2010]

PERBEDAAN PENGEMBANGAN SOFTWARE DENGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

December 23rd, 2010

Pengembangan Software

Pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software. Software atau perangkat lunak adalah semua program yang digunakan untuk menjalankan komputer atau perangkat lainnya. Dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat[1].

Pengembangan software berarti mengembangkan program yang digunakan untuk menjalankan komputer baik itu pengembangan dengan cara memodifikasi software yang sudah ada agar lebih baik atau membuat sofware baru yang lebih baik untuk mengantikan software yang ada. Tujuan dari pengembangan software adalah untuk memudahkan user (pengguna komputer) dalam mengolah data menjadi informasi. Pengembangan software lebih bersifat aplikasi untuk pengguna akhir dan sangat berkaitan dengan pengguna operasional dan pencapaian keunggulan kompetitif perusahaan. Keunggulan kompetitif perusahaan meliputi keamanan, akses informasi, strategi bisnis dan sarana yang penting bagi semua fungsi bisnis, proses bisnis dalam suatu organisasi serta meningkatkan daya saing perusahaan.

Software memiliki dua peran, di satu sisi berfungsi sebagai sebuah produk dan di sisi lain sebagai kendaran yang mengantarkan sebuah produk. Sebagai produk, software mengantarkan potensi perhitungan yang dibangun oleh software komputer. Baik di dalam sebuah telepon seluler, atau beroperasi di sebuah mainframe komputer, software merupakan transformer informasi yang memproduksi, mengatur, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau memancarkan informasi, dimana pekerjaan ini dapat sesederhana suatu bit tunggal atau sekompleks sebuah simulasi multimedia. Sedangkan peran sebagai kendaraan yang dipakai untuk mengantarkan produk, software berlaku sebagai dasar untuk kontrol komputer (sistem operasi), komunikasi informasi (jaringan), dan penciptaan serta kontrol dari program-program lain (peranti dan lingkungan software)[2].

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai suatu aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk menyelesaikan persoalan organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunity) yang ada sehingga membantu perusahaan untuk meningkatkan penerimaan bagi perusahaan. Perangkat lunak (software) hanyalah salah satu bagian dari seluruh kesatuan sistem informasi. Bagian lainnya antara lain adalah user (sumberdaya manusia), hardware (perangkat keras), dan lainnya.

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user). Pengembangan sistem informasi berarti suatu proses atau daya upaya untuk membuat suatu sistem informasi agar lebih baik dari sistem yang ada. Lebih baik berarti sistem yang dikembangkan bisa memberikan informasi yang lebih efektif dan efisien bagi pengguna (user) dalam rangka pengambilan keputusan. Dengan demikian, sistem informasi adalah

Dalam pengembangan sistem informasi, organisasi harus mampu melakukan perubahan yang mendasar baik terkait dengan perubahan, kebijakan, struktur organisasi, perubahan lingkungan, perubahan hubungan antara user dengan sistem informasi, proses dan peralatan. Selain itu, dalam pengembangan sistem informasi perlu diperhatikan tingkat resiko yang mungkin terjadi dalam pengembangan system informasi tersebut, bisa jadi akan memerlukan sumber daya lebih banyak dari yang direncanakan.

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu[3]:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

a.  Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

b. Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses     pengembangan sistem

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5.  Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah demikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaaan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi adalah :

  1. Metodologi pengembangan sistem informasi dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan. Sementara itu pengembangan software merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.
  2. Dalam pengembangan software hal yang perlu diperhatikan adalah pengembangan produk dan software. Dimana produk tersebut terdiri dari program, dokumen, dan data. Hal selanjutnya adalah proses pengembangan, dimana proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal. Sementara itu pengembangan sistem informasi, harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen dan membutuhkan modal yang besar. Selain itu perusahaan juga perlu menyiapkan kesiapan user dalam menjalani pengembangan sistem informasi yang akan dibangun di perusahaan.

KOMENTAR BLOG

http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/21/no-1-uraian-mengenai-%E2%80%9Dperbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi%E2%80%9D-2/#comment-16

Terima kasih atas informasinya. saya berharap untuk kedepannya anda dapat memaparkan tentang : bagaimana perusahaan melakukan pengimpelmentasian software dengan cara pembelian paket dan melakukan konstruksi sendiri. Terima kasih

http://primadona.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/questions-1-perbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/

Terimakasih atas pemaparan yang saudara  berikan mengenai prinsip-prinsip penggembangaan sistem informasi. saya berharap kedepannya semua prinsip-prinsip ini, diberikan contoh nyatanya dalam kegiatan perusahaan.


[1] http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/21/no-1-uraian-mengenai %E2%80%9Dperbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi%E2%80%9D-2/[20 Desember 2010]

[2] http://ferdy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/perbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/[20[Desember 2010]

[3] http://primadona.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/questions-1-perbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/[20 Desember 2010]

KEGAGALAN PENGEMBANGAN ATAU PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU ORGANISASI : ROSEMARY CAFASARO

December 23rd, 2010

Menurut O’Brien (2005), sistem merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Jadi, Sistem Informasi adalah sistem yang menerima data sebagai inputnya yang kemudian diproses dan menghasilkan informasi sebagai outputnya. Dengan kata lain sistem informasi adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.

Berbagai perusahaan kini memerlukan sistem informasi. Dengan pengelolaan sistem informasi yang tepat, tentunya perusahaan akan berkembang. Namun pada kenyataannya, meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan sistem informasi  pada suatu perusahaan seringkali tidak berhasil karena sistem informasi yang diterapkan ternyata tidak membawa perubahan yang berarti pada kegiatan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.

Penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (1999) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu  berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan yang telah mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Keberhasilan ataupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan ternyata tidak hanya tergantung kepada baik tidaknya suatu sistem informasi yang diterapkan atau kecanggihan teknologi pendukung yang digunakan. Dalam paper ini akan dibahas lebih mendalam mengenai faktor-faktor penentu kegagalan penerapan sistem informasi disuatu perusahaan.

Faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan banyak organisasi dalam membangun sistem informasi adalah : (1) Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar; (2) Kurangnya perencanaan yang memadai; (3) Kurang personil yang handal; (4)Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat [1].

Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah kurangnya perencanaan, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Pengalihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru [2].

Dari pemaparan diatas diketahui bahwa penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaiangan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara tepat guna sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Akan tetapi dalam kenyataannya sistem informasi masih menemui beberapa kegagalan dalam penerapannya. Oleh karena itu, menurut saya faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi antara lain :

a) Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.

Pihak eksekutif perusahaan yang menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau tidak mereka mengerti sama sekali, menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI yang besar dalam suatu perusahaan. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan dan akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan yang belum dapat mengoptimalkan funngsi dan petensi dari SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja. Transfer informasi dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi bertujuan untuk kemajuan perusahaan.

Kurangnya komitmen dari pihak eksekutif puncak untuk lebih terlibat dan menunjang lancarnya implementasi sistem informasi dalam perusahaannya serta prosedur yang jelas dalam penerapan sistem informasi, akan menyebabkan  penerapan sistem informasi menjadi sia-sia.

b) Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Mengenai Tahapan dan Arahan Yang Harus Dilakukan.

Dalam hal ini penerapkan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan. Karyawan akan kehilangan tanggung jawab dalam penerapan SI yang bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan dalam jangka panjang. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan SI dalam perusahaan dan prosedur yang jelas tentang penerapan sistem berdasarkan sumberdaya yang dimiliki perusahaan  dapat meningkatkan kompetitif perusahaan dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.

c) Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada, tentu akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya yang masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu. Penyerahan pengerjaan sistem informasi kepada orang-orang TI yang tidak mengerti dan ahli terhadap fungsi bisnis yang dijalankan perusahaan, akibatnya akan muncul permasalahan ketika implementasi sistem telah berjalan.

Sistem yang ada tidak sesuai dengan yang diinginkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, bahkan mungkin tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang dijalankan perusahaan dapat menjadi pemicu kegagalan penerapan SI. Minimnya peran pengguna dalam dalam perencanaan sistem informasi akan berakibat pada terhambatnya proses identifikasi input data yang diperlukan sehingga ini berakibat pada tidak cocoknya setting software yang akan digunakan. Bahkan bisa menyebabkan kesalahan dalam pemilihan software sehingga tidak kompatibel dengan kebutuhan sebenarnya. Untuk menghindari kegagalan dalam investasi SI perusahaan dapat melakukan investasi untuk SDM nya dengan cara melakukan pelatihan tertentu agar mereka dapat mengelola TI yang akan mereka terapkan.

d) Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.  Dengan tidak jelasnya strategi dan tujuan penerapan sistem informasi, perusahaan tidak akan dapat menentukan tool apa yang mesti mereka gunakan untuk mengukur tingkat pengembalian dari investasi (return on investment) yang sudah dan akan dijalankan.

e) Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan saat berinvestasi menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Kondisi ini tidak disadari perusahaan bahwa pihak manajemen harus dapat mengidentifikasi bagian mana dari perusahaan yang butuh penguatan oleh TI sehingga kemudian saat akan mengimplementasikannya sudah dapat diketahui sistem bagaimana yang dibutuhkan oleh perusahaan. Permasalahan yang muncul adalah ketika perusahaan membeli peralatan TI melebihi kebutuhan bisnis sehingga dana yang tidak seharusnya keluar malah terbuang sia-sia. Perusahaan dapat mengalami kerugian  karena tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan (Pambudi, 2003).

KOMENTAR BLOG

http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kesuksesan-dan-kegagalan-implementasi-sistem-informasi-manajemen/

Terima kasih atas informasi yang telah anda berikan mengenai kegagalan penerapan SIM di suatu organisasi.  Saran saya pada bagian penjelasan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalan SI dalam organisasi, ditambahkan faktor mengenai inkompetensi teknologi yang merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro. Terima kasih.

http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada perusahaan/

Terima kasih atas informasi yang telah anda berikan mengenai kegagalan penerapan SIM di suatu organisasi. Saran saya pada bagian penjelasan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalan SI dalam organisasi, dijelaskan lebih rinci mengenai kegagalan penerapan SI menurut pendapat Rosemary Cafasaro, antara lain : kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. Terima kasih.


[1] Sistem informasi manajemen pada perusahaan. http://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/. [20 Desember 2010]

[2] Kesuksesan dan kegagalan impementasi sistem informasi. http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kesuksesan-dan-kegagalan-implementasi-sistem-informasi-manajemen/. [20 Desember 2010]

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN UNTUK MENUNJANG STRATEGISNYA

December 23rd, 2010

Peranan Sistem Informasi

Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana yakni, memproses transaksi, menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya. Kemudian pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.

Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan. Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi.

Sebuah peran baru yang penting lagi bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di dalam bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini.

Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah :

1. Mendukung Operasi Bisnis .

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis     perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar[1].

Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:

Klasifikasi Sistem Informasi

Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya diperlihatkan pada gambar 1 berikut.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

  • Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.

  • Process Control Systems

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.

  • Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail), teleconferencing, dan lain-lain.

2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

  • Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
  • Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:

  • Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

  • Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

  • Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Gambar 2. Lingkungan Persaingan Dari Sebuah Industri

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

q       Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.

q       Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

q       Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.[2]

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

KOMENTAR BLOG

http://nda-aping.blogspot.com/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html

Terima Kasih atas informasi yang saudara berikan. Saya setuju dengan pendapat anda bahwa Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan membangun sumber-sumber informasi strategis. Terima kasih.

http://upi0700004.blog.upi.edu/2009/06/19/peranan-sistem-informasi-dalam-pengambilan-keputusan-untuk-promosi-di-perusahaan-nabisco-2/comment-page-2/#comment-2772

Terima kasih atas sharing yang saudara bagikan kepada kami. Saya berharap saudara menambahkan  pembahasan mengenai fungsi bisnis lainnya dan menyertakan contoh real perusahaan yang berhasil menerapkan sistem informasi untuk menunjang kegiatan strategisnya. Terima kasih.


[1] http://upi0700004.blog.upi.edu/2009/06/19/peranan-sistem-informasi-dalam-pengambilan-keputusan-untuk-promosi-di-perusahaan-nabisco-2/comment-page-2/#comment-2772[20 Desember 2010]

[2] http://nda-aping.blogspot.com/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html[20 Desember 2010]

Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi antara insourcing, outsourcing dan cosourcing.

December 3rd, 2010

PENDAHULUAN

Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini.

Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk meyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahaan, kemampuan sumberdaya manusia perusahan, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan operasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak insourcing, outsourcing dan cosourcing. Perusahan dapat menyerahkan pengembangan sistem informasinya pada pihak internal atau insourcing, dimana perusahaan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi menjadi alternatif selanjutnya. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam insourcing ini adalah : terbatasnya pelaksana sistem informasi, kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi, beban kerja pelaksana sistem informasi, masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

Apabila perusahan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi kepada pihak ketiga (outsourcing).

Alternatif terakhir dalam pemilihan pelaku pengembangan sistem informasi adalah melalui kerja sama antara pihak perusahaan dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem informasi yang dikembangkan bersama.

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi perusahaan yang tepat akan mendatangkan keuntugan bagi perusahaan dan sebaliknya kesalahan pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan perusahaan akan menjadi sia-sia. Dalam pemilihannya perusahaan dapat melihat sisi keuntungan dan kerugian dari ketiga alternatif pelaku pengembangan sistem informasi tersebut. Pada bagian pembahasan paper ini akan di uraikan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi antara insourcing, outsourcing dan cosourcing.

.

PEMBAHASAN

Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari insourcing, outsourcing dan cosourcing.

1. Insourcing

Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem infomasi dengan insourcing adalah :

Keuntungan Menggunakan Insourcing:

· Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.

· Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.

· Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut.

· Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan.

· Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

· Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

· Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.

· Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.

· Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan

Kekurangan Menggunakan Insourcing:

· Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari.

· Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi.

· Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya.

· Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date.

· Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangan sistem informasi perusahaan.

· Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan.

· Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan.

· Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi.

2. Outsourcing

Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisai dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem infomasi dengan outsourcing adalah :

Keuntungan Menggunakan Outsourcing:

· Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk oursourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.

· Meningkatkan fokus bisnis perusahaan(bisnis inti) dengan skala lebih luas. Pelaksanaan operasional lainnya dilakukan oleh perusahaan outsourcing yang telah berpengalaman di bidangnya. Dengan melakukan outsourcing, maka perusahaan dapat berkonsentrasi secara penuh dalam menangani bisnis intinya.

· Dengan melakukan outsourcing, perusahaan menjadi lebih flexible, lebih dinamis, dan lebih baik. Perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat untuk memenuhi perubahan kesempatan sesuai dengan kondisi yang ada.

· Dengan melakukan outsourcing, segala resiko pekerjaan, ketenagakerjaan, kriminalitas, dan resiko lainnya menjadi resiko perusahaan penyedia jasa outsourcing

· Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal karena outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut

· Pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

· Mendapatkan ide-ide yang inovatif dan mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia.

· Hasil pengembangan sistem infornasi lebih berkualitas dan keuntungan dalam jangka pendek dapat langsung dirasakan oleh perusahaan.

· Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai kualitas dan reputasi yang baik.

· Perusahaan merasa tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan kepada outsourcer.

· Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasi perubahan dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif baik dalam penggunaan teknologi maupun perubahan volume bisnis.

· Memperbaiki kredibilitas perusahaan dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul.

· Mengurangi resiko penggunaan sumber daya sistem informasi yang belum optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.

Kekurangan Menggunakan Outsourcing:

· Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing.

· Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan terutama apabila ada kerusakan atau gangguan mendadak terhadap sistem informasi perusahaan.

· Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan.

· Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

· Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.

· Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan sistem informasi diserahkan kepada perusahaan

· Jika kekuatan tawar ada di tangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

· Perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi tersebut.

3. Cosourcing

Cosourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk mempekerjakan (hiring) para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari pada penyedia (vending). Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani sistem informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien). Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem cosourcing adalah :

Kelebihan menggunakan cosourcing :

· Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi.

· Perusahaan dapat melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan.

· Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif.

· Kegagalan yang timbul dalam pengembangan sistem informasi menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.

· Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.

· Teknologi yang akan dikembangkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan sumberdaya perusahaan.

Kelemahan menggunakan cosourcing :

· Perbedaan kepentingan antar organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor yang berdampak pada ganguan pelaksanaan sistem informasi.

· Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

· Waktu yang relatif lama dalam transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga kepada pihak perusahaan.

· Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.

· Perlu penyesuaian dari sisi budaya kerja dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan.

· Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan banyak pihak dalam pelaksanaanya.

· Keuntungan perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan tidak dapat dirasakan langsung dalam waktu dekat.

DAFTAR PUSTAKA

Indrajit RE. Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia

Widiasarana Indonesia.

O’Brien JA. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat

Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta

FILE PDF——-> TUGAS SIM GRACE INSOURCING,OUTSOURCING, dan COSOURCING

Hello world!

May 26th, 2010

Welcome to Blogstudent.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!